会议策划方案是会议策划成果形成文书形式的反映和表达，是会议各项策划目标、意图和实施细则的书面形态，是会务工作机构根据领导者的意图和指示制订的详细周密的书面方案。它是会议筹备工作的依据，也是会议筹备工作有序进行的保障。会议策划方案经领导者审核批准后，由会务机构具体实施。
会议策划方案主要包括会议概要、会议日程及相关事务、会议预算以及其他需要说明的事项。

1）会议概要

在会议概要部分要确定会议主题。会议主题应该与会议的目标保持一致，同时要具有号召力，要能够引起注意力和共鸣。如区域商业合作论坛可以“共谋未来”作为主题。公司新产品营销动员大会可以“开拓市场创新品牌”为主题。为了使主题更加生动形象及深入人心，图形标志也常被用于主题表达中。如用“携手同行，共创区域商业之光”之类的图形表示“共谋未来”的主题。

会议策划方案之中还应写明会议具体的召开时间、召开地点。涉及多个会场的会议还应逐一注明各分会场。策划方案中最好还能写明所设立的会议组织机构，如主席团、秘书组、宣传组、会务组和保卫组等，并确定各组负责人，以保证各项会议工作落实。对于涉及特殊设备要求的会议，还应在会议策划方案中，写明设备品种、规格和具体要求等。

2）会议日程及相关事务

会议日程是会议方案的主体部分。会议日程经常是一份由时间和事件组成的表格，但是很多会议主要事项并不能在日程表中详细列举，因此，对于会议策划人员来说，一份详尽的，包含了会议从策划、实施到评估反馈每个环节的相关事务列表是必需的。会议日程中要考虑与会者的到达和离开时间、每一时段的活动安排、会议主题内容、活动地点等。除正式的会议议程外，包括与会者用餐、参观、娱乐和中间休息安排等事项，也都需要尽可能详尽准确地考虑。详尽的会议日程与相关事务列表，实际上是提供了会议组织一份操作蓝图，按图索骥，自然能将会议组织得井井有条，达到会议的预定目标。

3）会议预算以及其他需要说明的事项

会议预算要从实际出发，预算会议所需的交通费用、餐宿费用、场地租用费、会议资料以及其他一些固定支出。会议的预算通常遵照“节约、高效”的会议原则操作。

项目名称：创新创业大赛

项目介绍：中国深圳创新创业大赛第五届国际赛事隆重召开！本届大赛紧扣深圳最新产业布局，进一步优化行业决赛领域设置，共设置七大行业赛。从参赛行业来看，位居第一的是新一代电子信息行业，报名人数408人，占28%；生物医药与健康行业报名人数294人，占20%；之后分别为高端装备制造行业、数字与时尚行业、新材料行业、绿色低碳行业和海洋经济行业。

项目地点：深圳

项目面积：500平方米

项目名称：第二届泰山人工智能产业大会

项目介绍：泰山人工智能产业大会是由山东省人工智能学会发起主办的人工智能产业界的盛会，旨在为山东省人工智能从业者提供一个高端的学习、交流和展示平台，使参会者了解最前沿的学术和产业应用动态，分享人工智能领域特别是山东省人工智能领域的最新科研成果、创新思想和科学方法，提高山东省人工智能领域的学术研究和产业应用水平，服务山东省新旧动能转换战略部署，促进山东省人工智能技术的研究、开发、应用以及与国内外同行的交流合作。

项目地点：山东

项目面积：200平方米